Una vez realizado el depósito de las cuentas anuales puede ocurrir que tengamos que corregir algún error en las mismas porque hemos recibido una notificación del Registro Mercantil denegando el depósito por la existencia de defectos.

Se trata de una situación bastante común que no conlleva sanciones ni ningún otro inconveniente más allá del tiempo que se pueda perder en su subsanación.

Además si se presentan las cuentas nuevamente dentro de los cinco meses siguientes a la fecha de presentación inicial, se seguirá entendiendo que las cuentas se presentaron en la fecha inicial y no fuera de plazo.

Defectos más comunes
El Registro Mercantil no practicará el depósito de las cuentas anuales si encuentra algún defecto en las mismas. En tal caso enviará una notificación al presentante para que subsane el error.

Teniendo en cuenta que el Registro Mercantil no comprueba la veracidad de la información incluida ni en las cuentas anuales ni en el resto de documentación que se acompaña (no se trata de una auditoría), los defectos que deberá subsanar serán en la mayoría de los casos de tipo formal.

En este sentido, uno de los defectos que más notificaciones genera son las discrepancias dentro de las distintas cuentas anuales y la falta de información en algún apartado de las cuentas anuales, bien por omisión o porque aun no siendo necesario, no se ha informado del motivo por que el que dicho apartado se ha dejado en blanco. Un ejemplo es el período medio de pago a proveedores: las sociedades que pagan al contado tienen un período de pago a proveedores igual a cero, por lo que suelen dejar en blanco esta información, pero si no lo indican en la casilla 01903 de la página de “Datos generales de identificación” recibirán una notificación de subsanación.

Otro defecto frecuente es la carencia de algún documento, principalmente la memoria cuando se realiza la presentación telemática y no se cumplimenta de forma normalizada ni se adjunta al resto de las cuentas anuales.

También son comunes las subsanaciones porque la huella digital no es correcta, de forma que la que se aporta en soporte papel o se incluye en el certificado de aprobación de las cuentas anuales no coincide con la generada para el fichero presentado, normalmente en las presentaciones de forma digital mediante CD o en las presentaciones telemáticas mixtas. En estos casos es importante recordar que cada vez que se realiza una modificación en el fichero de presentación de las cuentas anuales cambia la huella digital del mismo, incluso también será diferente si no se modifica el fichero pero se vuelve a generar, por lo que siempre se debe tener cuidado con este aspecto.

Subsanación de la presentación
En cualquier caso, una vez corregidos los errores que han motivado la calificación con defectos, la subsanación del depósito se puede realizar de la misma forma que hicimos la presentación anterior, ya fuera de forma presencial o telemáticamente, aportando todos los documentos aunque la subsanación sólo se haya realizado en uno. No obstante, debemos tener en cuenta las siguientes salvedades:

• Si la presentación se realizó en papel, CD o de forma telemática mixta chay que proceder a retirar la carpeta con las cuentas defectuosas mediante la aportación de la instancia de presentación original o de la notificación de defectos recibida.
• Si la presentación se realizó de forma telemática completa, basta con hacer un nuevo envío completo con las correcciones pertinentes.

Si utilizamos el Programa de Depósito digital de cuentas (D2) del año correspondiente, cuando nos pregunte por el tipo de envío debemos seleccionar la opción Subsanación de un depósito anterior, mientras que si optamos por realizar la presentación a través del portal web de registradores.org, debemos marcar la casilla Subsanación/Complementario.

En ambos casos seguidamente nos pedirá tres datos sobre la entrada del depósito anterior:

• Libro: pondremos un 2 si se refiere a las cuentas anuales y un 3 si se refiere a los libros.
• Año: Indica el año en que se presentaron (no el año al que se refieren las mismas).
• Número de entrada: Se encuentra tanto en la notificación de defectos como en el pdf del acuse de recibo obtenido al realizar el depósito, que de no haber guardado podemos volver a ver en el apartado Histórico de presentaciones.