Un cop realitzat el dipòsit dels comptes anuals pot ocórrer que hàgim de corregir algun error en les mateixes perquè hem rebut una notificació del Registre Mercantil denegant el dipòsit per l’existència de defectes.

Es tracta d’una situació força comú que no comporta sancions ni cap altre inconvenient més enllà del temps que es pugui perdre en la seva esmena.

A més si es presenten els comptes de nou dins dels cinc mesos següents a la data de presentació inicial, es seguirà entenent que els comptes es van presentar en la data inicial i no fora de termini.

Defectes més comuns
El Registre Mercantil no practicarà el dipòsit dels comptes anuals si troba algun defecte en les mateixes. En aquest cas enviarà una notificació al presentant perquè esmeni l’error.

Tenint en compte que el Registre Mercantil no comprova la veracitat de la informació inclosa ni en els comptes anuals ni a la resta de documentació que s’acompanya (no es tracta d’una auditoria), els defectes que ha d’esmenar seran en la majoria dels casos de tipus formal.

En aquest sentit, un dels defectes que més notificacions genera són les discrepàncies dins dels diferents comptes anuals i la manca d’informació en algun apartat dels comptes anuals, bé per omissió o perquè tot i no ser necessari, no s’ha informat del motiu pel que aquest apartat s’ha deixat en blanc. Un exemple és el període mitjà de pagament a proveïdors: les societats que paguen a l’comptat tenen un període de pagament a proveïdors igual a zero, de manera que solen deixar en blanc aquesta informació, però si no ho indiquen a la casella 01903 de la pàgina de “Dades generals d’identificació” rebran una notificació d’esmena.

Un altre defecte freqüent és la manca d’algun document, principalment la memòria quan es realitza la presentació telemàtica i no s’emplena de forma normalitzada ni s’adjunta a la resta dels comptes anuals.

També són comunes les esmenes perquè l’empremta digital no és correcta, de manera que la que s’aporta en suport paper o s’inclou en el certificat d’aprovació dels comptes anuals no coincideix amb la generada per al fitxer presentat, normalment en les presentacions de forma digital mitjançant CD o en les presentacions telemàtiques mixtes. En aquests casos és important recordar que cada vegada que es realitza una modificació en el fitxer de presentació dels comptes anuals canvia l’empremta digital de la mateixa, fins i tot també serà diferent si no es modifica el fitxer però es torna a generar, de manera que sempre s’ha de tenir cura amb aquest aspecte.

Esmena de la presentació
En qualsevol cas, un cop corregits els errors que han motivat la qualificació amb defectes, l’esmena del dipòsit es pot realitzar de la mateixa manera que vam fer la presentació anterior, ja fos de forma presencial o telemàticament, aportant tots els documents encara que l’esmena només s’hagi realitzat en un. No obstant això, hem de tenir en compte les següents excepcions:

• Si la presentació es va realitzar en paper, CD o de forma telemàtica mixta cal procedir a retirar la carpeta amb els comptes defectuoses mitjançant l’aportació de la instància de presentació original o de la notificació de defectes rebuda.
• Si la presentació es va realitzar de forma telemàtica completa, només cal fer un nou enviament complet amb les correccions pertinents.

Si utilitzem el Programa de Dipòsit digital de comptes (D2) de l’any corresponent, quan ens pregunti pel tipus d’enviament hem de seleccionar l’opció Esmena d’un dipòsit anterior, mentre que si optem per fer la presentació a través del portal web de registradors.org, hem de marcar la casella Esmena/Complementari.

En tots dos casos tot seguit ens demanarà 3 dades sobre l’entrada del dipòsit anterior:

• Llibre: posarem un 2 si es fa als comptes anuals i un 3 si es refereix als llibres.
• Any: Indica l’any en què es van presentar (no l’any a què es refereixen les mateixes).
• Nombre d’entrada: Es troba tant en la notificació de defectes com al pdf del justificant de recepció obtingut al realitzar el dipòsit, que de no haver guardat podem tornar a veure a l’apartat Històric de presentacions.